AG Constitutive de la naissance de notre asso 06/01/2024 Salle Cyrano Bergerac

Forums La cave des échanges AG Constitutive de la naissance de notre asso 06/01/2024 Salle Cyrano Bergerac

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    Saffron
    Modérateur
    Cela fait maintenant deux ans et un peu plus que nous jouons ensemble.

    Ces derniers temps ont été chargé en évènements qui ont amené leur lot de réflexions, cogitations, discussions et forcément …. décisions, dont celle de nous réunir en association de jeux de rôles.

    Vous êtes donc conviés à la création de cette asso « les rôlistes du Périgord pourpre » , via l’AG Constitutive, le

    Les rôlistes du Périgord pourpre

    samedi 06 janvier 2024
    18h00
    Salle Cyrano – salle de réunion 1
    Rue du bois sacré
    Bergerac

    Nous y procèderons à l’élection du Bureau, les prises d’adhésion et la prise de l’apéro !

    Nous aurons la salle jusqu’au lundi 8h00, donc les MJ qui le souhaitent peuvent organiser des parties pour célébrer cette naissance, le jour des rois mages en plus !

    Plus d’infos à venir si vous avez des questions.

    Ce post sert à récapituler et à s’organiser. On peut arriver vers 17h00-17h30 pour mettre en place. L’AG démarre à 18h00, avec élection du bureau tout neuf et puis discussion de l’ordre du jour qui sera constitué des questions que vous pouvez proposer ici. On fait une liste. Ensuite on se fait un pot tous ensemble mais sans alcool (ni drogue) et ensuite on peut jouer. Pour jouer, les MJ sont invités à proposer leurs tables sur les post des forums correspondants comme d’habitude. Si j’ai oublié de mentionner des trucs , je rajoute au fur et à mesure.

    Il est possible aussi de jouer le dimanche.

    Liste des questions à aborder une fois le bureau élu :

    1. Mise en commun du grignotage : le principe serait que le bureau achète avec l’argent de l’asso de quoi se sustenter et boire et revende cela aux membres qui viennent jouer. Le prix oscillerait entre 50 centimes et 1 euro la conso, à affiner. Le montant serait versé dans une tirelire. On ne triche pas, on paie ce qu’on consomme, ce qui permet d’avoir un peu de trésorerie, par exemple, pour des achats de bureau pour l’asso, etc…
    2. Est-ce que l’on fait référencer l’asso dans les annuaires des asso ?
    3. le logo de l’asso : à vos idées, à vos crayons !
    4. créer des affichettes/flyers pour se faire connaitre ? à distribuer dans les boutiques de jeux et autres lieux de jeu, par exemple. où ? quel budget ? quel logo ?
    5. organiser une journée pour notre asso ? une journée portes ouvertes pour se faire connaitre du grand public pas forcément roliste ou plutôt une convention pour nous rassembler et rassembler des rolistes éparpillés par ci par là ? quand ? qui est prêt à s’y investir ? ce serait bien que ce soit reconduit d’année en année.
    6. participation au festival des jeux de Bergerac : qui veut y participer ? qui est prêt à y animer une table ? qui se met en contact avec l’organisateur du festival ? de quoi aurions-nous besoin ?
    7.  participation au forum des asso en septembre 2024 ? mêmes questions

    Liste des présents annoncés :

    Kamduras, Saffron,  Arthur,  Guenièvre, Technocats, Odaelle, Metabaron, Rz, Markuss, Simerron, Psychotrpg, ThisRPGuy, Tawy, Leah, 

    Liste des personnes à confirmer :

    @Num8, , @Ezekiel, @Pilip,

    Liste des absents ou sans réponse

    Vainv1, Halfling incertaine, Melmiir

    Liste des choses qui seront apportées , cidre et bière autorisés, pas d’alcool fort par contre ni drogue :

    Gobelets en plastique jetables

    Galettes *2

    Cidre *2

    Soda

    Cakes maison

    Chips

    • Ce sujet a été modifié le il y a 5 mois et 2 semaines par Saffron.
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Affichage de 14 réponses de 16 à 29 (sur un total de 29)
  • Réponses
    Saffron
    Modérateur
    L’ensemble des joueurs habituels a discuté des points que tu cites et on a pu rédiger les textes. Ils sont finis sauf sur un point : le cout de l’adhésion mais quelqu’un planche dessus.

    On créée l’asso d’abord, pour ensuite déposer les demandes d’obtention d’une salle, qui sera a priori à Jules Ferry. Etant donné la difficulté d’en obtenir une, on sera content de l’avoir, je crois, pour débuter. L’horaire obtenu est, toujours sous réserve de modif’, le vendredi ou le samedi soir de 18h00 à minuit. Ce sera par exemple à décider si l’on préfère le vendredi ou le samedi.

    Enfin, coté espace, on aura de la place pour deux tables à la fois mais la sonorisation des lieux va poser souci. Ce sera donc à tester, évaluer, solutionner.

    • Cette réponse a été modifiée le il y a 4 mois et 3 semaines par Saffron.
    Rz
    Joueur/MJ
    Du coup c’est peut être bien d’avoir le récap de toutes les décisions prises / orientations données en amont pour clarifier le projet et pas perdre de temps à tout remettre à plat.
    Kamduras
    Maître des clés
    je vais rajouter un détail sur les salles.

    Donc oui ce sera bien a Jules Ferry derrière la cathédrale. Et les horaires c’est 23h00 max.

    Kamduras
    Maître des clés

    Rz: Pour les questions à aborder lors de cette AG constitutive, je pose pêle-mêle ce qui me passe par la tête :

     

    • Proposition de statuts classiques afin de parcourir lors de cette AG les différents points et les valider ensemble
    • Qu’est ce que cette association va fournir en plus d’un cadre légal / un moyen d’avoir un local communal, quel est son but ?
    • Cotisations (cotisation minimale pour subvenir à la vie de l’asso / budget plus élevé pour envisager du matériel)
    • Mineurs acceptés ? Quid de l’encadrement à prévoir si c’est le cas ?
    • Demandes de subventions municipale (demandes logiquement fermées au 31 Décembre) ?
    • Salle Cyrano adaptée aux besoins de la pratique du JDR ? (est-ce qu’il existe d’autres salles, je n’en ai aucune idée) si la mairie bloque un créneau et que l’on ne s’en sert pas, ca risque de mal être perçu
    • Que faire du créneau si pas de parties prévue ? Est-ce qu’il existe d’autres créneaux horaires possibles ?
    • Organisation et communication interne/Externe (Discord / Forum / Site ? / annuaire des assos ?)

    Et je pense que c’est déjà bien ^^

     

    Pour les formalités administratives, est-ce que quelqu’un veux déjà être rapporteur de cet AG afin d’en faire un compte rendu ?

    Le mieux est d’en discuter le 6 pour que ce soit clair pour tout le monde.

    Les statuts et règlement intérieur est dispo ici : https://www.rolistesperigordpourpre.fr/wp-content/uploads/2024/01/statuts-et-reglements-constitutifs-roliste-du-perigord-pourpre.pdf

    ThisRPGuy
    Joueur/MJ
    Sauf empêchement de dernière minute, je serai présent.

    Édit : Visite familiale. Impossible de me libérer ce soir. Désolé.

    • Cette réponse a été modifiée le il y a 4 mois et 3 semaines par ThisRPGuy.
    Halfling
    Joueur/MJ
    Bonjour et bonne année a tou-te-s!
    En ce qui concerne l’AG je suis désolé mais je ne peux pas encore confirmer ou non la venue et je ne pourrais pas avant le jour J mon mari devant travailler il sais quand il commence mais rarement quand il finit et j’ai pas envie de ramener ma tribu personnelle de petits humains avec moi.
    Rz
    Joueur/MJ
    Merci pour le lien Kamduras c’est niquel. Ça évite des redites interminables 😅
    Saffron
    Modérateur
    Civilité (Nom/Prénom/Pseudo de joueur)

    Adresse

    Code postal/Ville

    Objet : Pouvoir de représentation à l’Assemblée générale Constitutive d’association

    Je soussigné Mme/M. __________ (Nom/Prénom/Pseudo de joueur),

    Donne, par la présente, pouvoir au membre dénommé ci-après :

    Mme/M.(Nom/Prénom/Pseudo de joueur), ________, et demeurant à _______ afin de me représenter lors de l’assemblée générale constitutive qui se tiendra à ______ (adresse) le ______ (date de la réunion), à ______ (heures).

    Elle prendra ainsi part aux votes des résolutions et aux délibérations qui seront à l’ordre du jour.

    Pour valoir ce que de droit,

    Fait à ____, le ______

    Signature du mandant

    Signature du mandataire

    Saffron
    Modérateur
    Les absents peuvent déjà transmettre leur procuration sur le modèle ci dessus au joueur/joueuse de leurs choix, à raison d’une procuration par joueur.
    Markuss
    Joueur/MJ
    J’emmènerai des cakes maison
    tawy
    Joueur/MJ
    Hello,

    je serais présent.

    J’amène des chips.

    Pour l’odj je propose ce que j’avais posté sur discord : sera-ton adhérent de la FFJDR afin de profiter des services aux assos et de l’assurance.

    Simerrön
    Joueur/MJ
    Je viens de parcourir les statuts proposés et je me pose quelques questions qui se poseront surement demain, mais en voici quelques-unes.

    Cotisation, êtes-vous partis sur une cotisation Annuelle ou à la présence ? et plutôt sur du low-cost ou du picsou ?

    Niveau salle à Bergerac je n’y connais rien, connais-t-on la surface de la salle Jules Ferry ?

    Grignotage/Buvette : d’expérience, en faisant attention à ce qui est acheté, cela peut très vite générer un peu de bénéfices (parfois même trop). Mais l’inverse peut-être vrai également.

    À quoi sert la distinction des membres actifs/adhérents/d’honneurs/bienfaiteurs ?

    Je vois que les votes pour la réélection des membres du bureau et des autres décisions sont différentes (2/3 pour les élections, 50 % pour les autres) pourquoi ne pas faire la même chose partout ?

    Aussi quelques remarques :

    Seul les statuts ont une (petite) valeur juridique, car ils sont les seuls à être (en théorie) vérifié par un organisme d’état. Ainsi la description des postes du bureau devraient être dans les statuts et non dans le règlement intérieur. Le montant de la cotisation aussi peut être inscrit dans les statuts.

    *Libriste incomming*

    Afin de mieux communiquer avec l’ensemble des membres il est préférable de n’avoir qu’un lieu de discussion officiel.

    Et si possible un qui ne vole pas de données personnelles.

    Oh et j’avais pas vu qu’il fallait amener de la grignote je trouve un truc d’ici demain.

    • Cette réponse a été modifiée le il y a 4 mois et 3 semaines par Simerrön.
    Saffron
    Modérateur
    La cotisation est annuelle, probablement environ 20 euros. La date de versement de la cotisation sera discutée ce soir.

    La surface de la salle oscille entre 25 et 40m², selon la salle.

    Grignotage/Buvette : on en reparle ce soir car il y a un problème de garde-manger.

    Le membre actif est celui qui joue régulièrement, il connait donc bien l’asso et son fonctionnement, ses difficultés, il a donc tout à fait son mot à dire et son vote à exprimer. L’adhérent est celui qui se contente d’adhérer financièrement puis vient trop peu souvent pour pouvoir voter car il ne connaitra pas assez bien les autres joueurs et le fonctionnement au quotidien de l’asso. Sera membre d’honneur la personne qui aura par exemple grandement facilité une de nos manifestations sans pour autant être un joueur. Enfin, un bienfaiteur est l’auteur d’un jdr qui vient nous faire découvrir et jouer tout un été son jeu et qui repart ensuite dans sa lointaine contrée en nous laissant un exemplaire de ce jeu. Les deux derniers titres visent surtout à remercier les non joueurs d’aider l’asso.

    2/3 pour les élections car ça marque une plus grande adhésion pour choisir le bureau. 1/2 pour les votes car certains votes sont de moindre importance et qu’on passera plus vite dessus, donc avec 50% ça passe. On peut en rediscuter ce soir si vous voulez.

    Préciser le rôle des membres du Bureau dans les Statuts : on en avait parlé et remarqué que le statut est plus difficile à modifier, au contraire du règlement. On a donc plus de souplesse pour s’adapter. On peut aussi indiquer sommairement les rôles de chacun dans les statuts, en gardant les détails pour le règlement. Qu’en dites-vous ?

    Le media de discussion officiel est le forum. Le discord est un lieu de papotages et d’échanges rapides, plus fluides. Si le discord est plus maniable, le forum sert de repère/repaire pour l’organisation de toute l’asso.

     

    Saffron
    Modérateur
    Voici quelques nouvelles de l’avancée des projets :

    • constitution administrative de l’asso
      • documents administratifs en cours d’examen par Bernard de la sous pref
      • demande de la salle faite
      • recherche de la banque faite; on attend les papiers officiels pour ouvrir le compte
      • recherche de l’assurance faite; idem

     

    • festival des jeux de Bergerac  13 et 14 avril 2024 :
      • rdv pris avec l’organisateur
      • rdv sous peu à confirmer avec l’asso organisatrice

     

    • logo :
      • en cours de réflexion
      • on doit avoir une idée précise de ce qu’on veut pour fin janvier
      • en février on le fait dessiner
      • en mars on fait imprimer sur nos supports choisis

     

    • l’asso des mages pourpres souhaite se rapprocher de nous pour jouer
      • réponse à donner après vous avoir concertés
    • Cette réponse a été modifiée le il y a 4 mois et 1 semaine par Saffron.
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